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大型辦公室搬遷,內部所需準備的工作

文章來源:北京深圳廣州辦公室搬遷/搬家前流程方案推薦】北京深圳廣州大型辦公室搬遷/搬家前流程方案對于企事業行政負責人來說并不是一件輕松的事情;內部時間調配、財產清點、工期設計、物管溝通、服務商甄選、運作管控、舊址交樓程序之多,事物之繁鎖。所以大型搬遷運作正如古人之言;"預則立,不預則廢"。接下來與大家分享下北京深圳廣州辦公室搬遷/搬家前流程方案


需要準備的工作;搬遷籌備小組、各部門數據財產報備、各部門運營計劃周期、新址交樓驗收進度;

服務商所準備的材料;搬遷小組通訊錄、固定資產清算表、私人物品及辦公清單(箱)、部門運營計劃表、新址交樓驗收周期表;


成立搬遷籌劃小組丨

行政人事部牽頭,成立搬遷籌劃小組;以部門領導或副職為小組成員,協助完成前期籌備工作、配合數據對接工作、管控搬遷安全核收工作。


辦公室搬遷/搬家前流程方案


內部數據整理丨

針對于搬遷前的數據需要做一個清點盤算,以搬出物品與處理物品為類別獨立分開。在選擇搬遷服務商時就需要考慮淘汰物品的處理方案,同時也需要了解退樓后的物管驗收標準。減少多環節重復支出,尤其實在工期和成本統籌方便一步到位。

注:特型設備或IDC機房類需要格外注意,數據類信息提前要求部門做好備案(備檔)工作。


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物管初期接觸丨

提前與物管溝通搬遷計劃,了解物管各處要求限制;搬出路線、停泊要求、電梯使用等。后期在服務商介入后可針對于防護級別及公關深度進行可塑性調整。


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服務商甄選丨

服務商甄選關乎于搬遷的穩定性及安全級別,在前期做的一切備課工作后與運營商接洽起來更為方便;也能在此有一個初步的篩選過程。選擇服務商時多從方案思路、管控流程、對接體系入手;其次配備供應的材料完善與否也關乎與搬遷的安全準確性。多從服務案例、服務對象去選擇對比;切忌一切從成本出發,企業搬遷經過幾年的沉淀,隨有所改善,但還是無法杜絕從成本出發容易招引來無法管控的粗劣服務商。


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多方小組會議丨

服務商確定后,在搬遷運作前至少需要有三會五通;雙方小組主體性的會議能夠提高效率,熟悉流程,適應文件。雙方需互換《搬遷小組通訊錄》,同時附上小組成員職責分管;提高溝通效率、降低時間成本。


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材料配備與使用丨

搬遷前需要提前20天完成內部材料發放工作,通常材料使用都屬于計量成本;因此內部發放材料時需要有信息登記表,亦可以部門人頭發放。同時向各環節發放或服務方協助完成材料使用說明。


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運作管控丨

搬遷前1天以部門為單位完成數據復核工作,一旦數據封存后杜絕出現添加或臨時挪用物品;減少數據重復復審或搬遷數據不清情況。簽發與簽收環節數據需要準確,上車與卸貨環節可增添雙方成員復核數據。以部門為單位完成驗收,公共物品統一復核。辦公家具復位后隨機抽樣復查,檢查組裝完好程度。出現不牢、不整情況,隨即要求服務商完成配合組裝完好工作。運作數據對接文件以天為單位完成信息核對,確認后可復印或拍照留底;最終用于結算文件中審核素材。


辦公室搬遷/搬家前流程方案


調試回收丨

2-3日內正規的服務商均有工期內調試協助服務,同時在此期間指定區域包裝垃圾堆放;可一并要求服務商完成清潔增值。


辦公室搬遷/搬家前流程方案



北京深圳廣州辦公室搬遷/搬家前流程方案數據需要盡量準確,淘汰家具提前做好統算;高端CBD盡量避開工作日。

大型搬遷盡量選擇綜合性專業強的服務商,避免帶來隱性或直接的損失;如果您對此還有更多需要了解,可以來電咨詢思通國際坐席客服;400-065-9138

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